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🧐 ¿Qué es TotalPass y en qué te beneficia?
TotalPass es una empresa que ofrece un beneficio corporativo enfocado en el bienestar físico, entre otras cosas, de sus colaboradores. Brinda acceso a más de 4,500 gimnasios y estudios en todo México y Brazil.
Integrar TotalPass con Fitune es una excelente forma de centralizar la gestión de reservas y membresías para clientes que llegan a través de TotalPass. Así, puedes sincronizar horarios automáticamente y seguir de cerca los ingresos generados.
Además, esta conexión te permite aprovechar al máximo la exposición a una base más amplia de usuarios activos, atrayendo más clientes a tu estudio y potenciando tus oportunidades de ventas y ganancias.
🔹 Guía Paso a Paso
Vamos primero a dejar una pequeña guía de cómo conectar la integración si NO tienes horarios creados anteriormente en TotalPass.
1️⃣ Verifica los requisitos
Asegúrate de tener una cuenta de administrador en TotalPass y un plan de pago activo en Fitune.
2️⃣ Accede a tus Configuraciones desde Fitune
En Fitune, desde el menú, ve a "Configuraciones", selecciona "Integraciones," y haz click en "Conectar" en la integración con TotalPass.
Solo el Propietario de la cuenta de Fitune tiene acceso a la página de Integraciones dentro de Fitune.
3️⃣ Obtén tu API Key de TotalPass
Inicia sesión en tu cuenta de administrador de TotalPass, desde el menú, ve a "Integraciones," y haz clic en la pestañana de "Integraciones nuevas." Luego, haz clic en el botón de "Configuraciones nuevas", selecciona la ubicación que quieres conectar y "Fitune" como socio. Finalmente, copia la Clave de API correspondiente a la ubicación. ¡Esta es tu llave para conectar Fitune con TotalPass!
Solo el Propietario de la cuenta de TotalPass tiene acceso a la página de Integraciones dentro de TotalPass, si no ves esta página contacta al Propietario del estudio para que siga este paso.
4️⃣ Agrega la Clave de API de TotalPass en Fitune
En Fitune, dirígete a la sección de "Integraciones" y busca la opción de TotalPass. Pega la Clave de API ("API Key") que obtuviste para la ubicación correspondiente y guarda los cambios. ¡Listo para conectar!
Asegúrate de pegar la Clave en la ubicación correcta - Especialmente si tienes estudios en varias ubicaciones.
5️⃣ Configura tus clases en Fitune
En Fitune, ve a tu "Calendario," selecciona el primer horario que quieres sincronizar en TotalPass y edítalo. En esa página, deslízate hasta ver el apartado de "Ajustes de TotalPass", y activa la opción de "Listar en TotalPass". Luego, activa la cantidad de cupos máximos que quieres para TotalPass, y selecciona el Plan de TotalPass que los clientes necesitan para reservar ese horario. Finalmente, guarda tus cambios.
Si son horarios recurrentes, puedes aplicar los cambios para "Esta y futuras ocasiones."
Sigue este paso #5 para los horarios que quieras mostrar en la app de TotalPass.
6️⃣ Sincroniza los horarios
Una vez configuradas las clases desde Fitune, los horarios aparecerán en la app de TotalPass y en el calendario de tu cuenta admin de TotalPass. ¡Listos para que tus clientes te reserven desde su app!
7️⃣ Gestiona las reservas
Las reservas hechas a través de TotalPass aparecerán en cada horario de clase de Fitune. Además, verás el logo de TotalPass para los clientes que reservaron por la app de TotalPass. ¡Sin tener que estar viendo en tu cuenta de TotalPass para saber quién viene!
8️⃣ Ajusta la capacidad cuando sea necesario
Si en algún momento necesitas modificar los cupos de TotalPass para un horario específico (o para toda su recurrencia), puedes hacerlo fácilmente desde Fitune editando los "Ajustes de TotalPass" dentro el horario. Los cambios se reflejarán al instante en TotalPass.
9️⃣ Reservas de TotalPass y Check-ins
Tus clientes deberán hacer check-in desde su app de TotalPass, y Fitune validará este check-in automáticamente. ¡Todo sincronizado sin complicaciones!
🎥 Video Tutorial:
Esta sería la guía en caso de ya tener horarios configurados dentro de TotalPass
1️⃣ Verifica los requisitos
Asegúrate de tener una cuenta de administrador en TotalPass y un plan de pago activo en Fitune.
2️⃣ Accede a tus Configuraciones desde Fitune
En Fitune, desde el menú, ve a "Configuraciones", selecciona "Integraciones," y haz click en "Conectar" en la integración con TotalPass.
Solo el Propietario de la cuenta de Fitune tiene acceso a la página de Integraciones dentro de Fitune.
3️⃣ Obtén tu API Key de TotalPass
Inicia sesión en tu cuenta de administrador de TotalPass, desde el menú, ve a "Integraciones," y haz clic en la pestañana de "Integraciones nuevas." Luego, haz clic en el botón de "Configuraciones nuevas", selecciona la ubicación que quieres conectar y "Fitune" como socio. Finalmente, copia la Clave de API correspondiente a la ubicación. ¡Esta es tu llave para conectar Fitune con TotalPass!
Solo el Propietario de la cuenta de TotalPass tiene acceso a la página de Integraciones dentro de TotalPass, si no ves esta página contacta al Propietario del estudio para que siga este paso.
4️⃣ Agrega la Clave de API de TotalPass en Fitune
En Fitune, dirígete a la sección de "Integraciones" y busca la opción de TotalPass. Pega la Clave de API ("API Key") que obtuviste para la ubicación correspondiente y guarda los cambios. ¡Listo para conectar!
Asegúrate de pegar la Clave en la ubicación correcta - Especialmente si tienes estudios en varias ubicaciones.
5️⃣ Configura tus clases en Fitune
En Fitune, ve a tu "Calendario," selecciona el primer horario que quieres sincronizar en TotalPass y edítalo. En esa página, deslízate hasta ver el apartado de "Ajustes de TotalPass", y activa la opción de "Listar en TotalPass". Luego, activa la cantidad de cupos máximos que quieres para TotalPass, y selecciona el Plan de TotalPass que los clientes necesitan para reservar ese horario. Finalmente, guarda tus cambios.
Si son horarios recurrentes, puedes aplicar los cambios para "Esta y futuras ocasiones."
Sigue este paso #5 para los horarios que quieras mostrar en la app de TotalPass.
Cada horario que actives desde Fitune para TotalPass creará uno nuevo en el calendario y app de TotalPass, no te alarmes, en el siguiente paso ajustaremos los cupos para que no haya exceso de reservas.
Los horarios que vienen de Fitune se ven en azúl en el calendario de TotalPass con una etiqueta de "ERP". Los horarios de TotalPass pueden ser de color rosa, morado, o menta.
6️⃣ Ajusta la capacidad en los horarios de TotalPass y Fitune
Como ya tienes clases agendadas en TotalPass antes de la integración, es crucial que bajes los cupos en los horarios que ya tengan reservas fuera de la integración (los rosas, morados o mentas). Esto evitará que vayas a recibir más reservas de las que puedes brindar.
Por ejemplo, si en un horario de TotalPass tienes 10 cupos y ya tienes 2 reservas realizadas en TotalPass antes de la integración, baja los cupos a 2 en el horario de TotalPass y guarda el cambio. Esto hará que ese horario, fuera de la integración, aparezca lleno en la app y no pueda ser reservado por nuevos clientes.
Luego, ve al horario correspondiente en Fitune y modifica los cupos para TotalPass. Por ejemplo, ese horario seguramente en Fitune también tiene 10 cupos y como ya tienes 2 cupos reservados fuera de la integración, redúcelos a 8 en Fitune. De esta manera, las máximas reservas posibles para TotalPass no excederan los 10 cupos.
Este paso solo aplica para los horarios creados directamente en el calendario de TotalPass que hayan tenido reservas antes de conectarte con Fitune.
7️⃣ Elimina los horarios creados manualmente en TotalPass sin reservas
Si los horarios previamente creados en TotalPass no tienen reservas, puedes cancelarlos.
Una vez cancelados, sólo verás los horarios azules con etiqueta "ERP" que viene desde Fitune. ¡Y eso es todo para la configuración!
8️⃣ Ajusta la capacidad cuando sea necesario
Si en algún momento necesitas modificar los cupos de TotalPass para un horario específico (o para toda su recurrencia), puedes hacerlo fácilmente desde Fitune editando los "Ajustes de TotalPass" dentro el horario. Los cambios se reflejarán al instante en TotalPass.
9️⃣ Gestión de reservas de TotalPass
Las reservas hechas a través de TotalPass aparecerán en cada horario de clase de Fitune. Además, verás el logo de TotalPass para los clientes que reservaron por la app de TotalPass. ¡Sin tener que estar viendo en tu cuenta de TotalPass para saber quién viene!
1️⃣0️⃣ Reservas de TotalPass y Check-ins
Tus clientes deberán hacer check-in desde su app de TotalPass, y Fitune validará este check-in automáticamente. ¡Todo sincronizado sin complicaciones!
🎥 Video Tutorial:
⚠️ Notas Importantes
La Clave de API que copias desde TotalPass debe ser copiada exactamente como aparece, sin necesidad de eliminar símbolos o números. Esta clave es de 36 carácteres.
Los campos Ubicación y Plan de TotalPass no pueden ser modificados después de guardar tus cambios. Por lo tanto, es crucial que te asegures de seleccionar las opciones correctas antes de guardar los cambios.
Limitación temporal: Una vez que un horario se ha habilitado para mostrarse en cualquier integración (TotalPass o WH), desactivar la integración requiere contactar al soporte a través del chat de asistencia.
❓ Preguntas Frecuentes:
1️⃣ ¿Es obligatorio seleccionar un Plan de TotalPass?
Sí, el campo Plan TP se vuelve obligatorio si la opción de visualización en TP está activada. Normalmente, solo tendrás una opción disponible en este campo.
2️⃣ ¿Puedo cambiar los campos de Ubicación y Plan TP después de guardar?
No, los campos de Ubicación y Plan TP no pueden ser modificados una vez que los guardes. Asegúrate de seleccionar las opciones correctas antes de guardar los cambios.
3️⃣ ¿Qué sucede si desconecto una ubicación de la integración?
Si desconectas una ubicación mientras los horarios están activos o tienen reservas:
Los horarios se eliminan de TotalPass (visualización desactivada, sin el logo o configuración de TP).
Todas las reservas futuras de TotalPass se cancelan.
4️⃣ ¿Puedo cancelar una reserva de TotalPass desde la cuenta de admin de Fitune?
Sí, los proveedores pueden cancelar reservas de TotalPass desde la cuenta de admin de Fitune. Además, el historial de la reserva y los detalles de la cancelación se reflejarán en el reporte de reservas.
5️⃣ ¿Cómo funciona el check-in para las reservas de TotalPass?
Los proveedores no pueden marcar la asistencia ("hacer check-in"), ni reprogramar las reservas de TotalPass desde la cuenta de admin de Fitune. El cliente debe hacer el check-in a través de su app para que el check-in se refleje.
Para que el check-in se refleje en la reserva correspondiente, debe ser realizado dentro de un rango de 30 minutos antes o después de la hora de inicio de la clase. Es decir, si tu clase es a las 7:00AM, el check-in debe validarse entre 6:30AM a 7:30AM.
Desde el Kiosko de check-in, el cliente tampoco puede hacer el check-in", este siempre debe ser hecho desde su cuenta en la app. En el Kiosko solo verás si ya se hizo el check-in o no.
6️⃣ ¿Mis clientes pueden ver las reservas de TotalPass más allá de una semana en la app de TotalPass?
No, tus clientes solo pueden ver y reservar horarios hasta 1 semana por adelantado desde la app de TotalPass, aunque los horarios puedan estar configurados para más de una semana desde Fitune, ellos verán horarios de 1 semana máximo.
7️⃣ ¿Puedo cancelar una reserva de TotalPass a través de la app de Fitune?
Sí, puedes cancelar una reserva de TotalPass desde la cuenta de admin de Fitune. La cancelación será rastreada en la información de ese reserva, detallando a qué hora fue la cancelación y quién la hizo.
8️⃣ ¿Puedo aplicar la política de cancelación o ausencia a mis reservas de TotalPass?
No, la política de cancelación o ausencia de Fitune no aplica a las reservas de TotalPass. Al firmar tu contrato con ellos, seguramente acordaste cuál sería la política directamente con ellos.
Sin embargo, en Fitune verás marcadas las cancelaciones como "Cancelación tardía" si estas sucedieron fuera del periodo permitido en tus configuraciones de Fitune. Y recuerda, que Fitune no aplica penalidades sobre las reservas de TotalPass.
8️⃣ ¿Qué sucede con las reservas si un cliente cancela desde la app de TP?
Si el cliente cancela una reserva desde la app de TotalPass, la cancelación se registrará en Fitune bajo el historial de la reserva y aparecerá en el reporte de clases, como "Cancelado por el cliente/contacto."