Mantén tus facturas al día con lo que realmente pasó. En este artículo, aprenderás a cambiar el estado de una factura a:
- Pagada (Paid): cuando tu cliente pagó fuera de Fitune (efectivo, transferencia bancaria u otro método offline) o cuando quieres cobrarle ahora con tarjeta.
- Anulada (Void): cuando tu cliente nunca va a pagar y quieres cerrar la factura sin que cuente como ingreso.
Marcar una factura como pagada
Puedes marcar una factura como pagada de dos formas:
- Con un método offline: si tu cliente ya te pagó en efectivo, por transferencia bancaria u otro método fuera de Fitune. Solo registras el pago.
- Con tarjeta: agregas la tarjeta de tu cliente y el cobro se hace online en ese momento. La tarjeta queda guardada y se usa también para sus pagos futuros, así no tienes que volver a cobrarle a mano.
Puedes hacerlo desde dos lugares: el perfil del cliente o Analítica.
Opción 1: desde el perfil del cliente
- Ve a Contactos → Mis contactos y abre el perfil del cliente (Resumen de contacto) y ve a la pestaña Facturas.
- Haz clic en el número de la factura.
- Haz clic en Acciones y elige Cambiar estado de factura .
Elige cómo se pagó la factura:
- Método offline: elige el método que usó tu cliente (efectivo, transferencia, etc.).
- Haz clic en Actualizar estado.Listo! Tu factura se actualizó.
- Método Tarjeta online: agrega los datos de la tarjeta de tu cliente. El cobro se hace en ese momento y la tarjeta queda guardada para sus próximos pagos.
- Haz clic en Pagar ahora. ¡Listo! Tu factura se actualizó.
Tu cliente también puede agregar su tarjeta desde la app y pagar la factura pendiente él mismo. Cuando lo hace, la factura queda pagada automáticamente y la tarjeta se guarda para sus próximos pagos.
Es una buena opción si tu cliente no está en el estudio o prefiere ingresar sus datos por su cuenta.
Opción 2: desde Analítica
- Ve a Analítica → Reportes → Todas las ventas (órdenes).
- Haz clic en la orden o la factura que quieres marcar como pagada.
- Haz clic en Acciones y elige Change invoice status.
- Selecciona Paid y elige el método offline o la tarjeta, igual que en la opción 1.
- Si quieres, agrega una nota y haz clic en Update status.
Si buscas la factura de un cliente específico, escribe el nombre del cliente en la búsqueda para filtrar sus facturas. Si buscas por número, es posible que no aparezca la factura que necesitas.
Como anular una factura
A veces un cliente no paga, y no lo va a hacer. En lugar de marcar la factura como "Pagada" o "Gratis" solo para cerrarla, ahora puedes anularla. Tus reportes solo muestran el dinero que realmente recibiste.
Ten en cuenta: una vez que actualizas el estado de pago de una factura, ya no puedes volver a cambiarlo. Revisa bien el método y el monto antes de confirmar.
¿Cuándo puedes anular una factura?
Puedes anular facturas con uno de estos estados:
- Retrying: el pago falló y el sistema sigue intentando cobrarlo.
- Unpaid: el pago no se cobró.
Las facturas que ya están pagadas no se pueden anular.
Qué pasa cuando anulas una factura
- Sale de tus ingresos. El monto anulado no cuenta en tus ingresos ni en tus reportes.
- Queda registrada en el historial del pedido. Verás la fecha y la hora en que se anuló, así siempre hay un registro.
- Es definitivo. Una vez anulada, no puedes volver a cambiar el estado de la factura.
Antes de anular: asegúrate de que el cliente realmente no va a pagar. Si existe la posibilidad de que pague, deja la factura como está. Puedes marcarla como pagada más adelante, cuando llegue el pago.
Cómo anular una factura
Puedes hacerlo desde dos lugares.
Opción 1: desde el reporte All orders
- Ve al reporte All orders. Consejo: usa la vista filtrada Void para ver todas las facturas que ya anulaste.
- Haz clic en el pedido o la factura que quieres anular.
- En Órdenes de venta > Todos, haz clic en Acciones y elige Cambiar estado de factura.
- Selecciona Anulada.
- Si quieres, agrega una nota interna (por ejemplo, "El cliente dejó el estudio, no se espera pago"). Solo tu equipo puede verla.
- Confirma. ¡Listo! La factura quedó anulada.
Opción 2: desde el perfil del cliente
- Abre el perfil del cliente y ve a la pestaña Facturas.
- Haz clic en el pedido o la factura que quieres anular.
- Haz clic en Acciones → Cambiar estado de factura → Anulada.
- Si quieres, agrega una nota interna y confirma.
Cómo revisar una factura anulada
Abre el pedido y desplázate hasta el historial del pedido. Verás el registro de la anulación con fecha y hora.
¿Qué pasa si el cliente tiene una suscripción activa?
Si tu cliente tiene una suscripción y su próxima factura de renovación no está pagada:
- No puede hacer nuevas reservas.
- Su suscripción queda temporalmente inactiva por la factura sin pagar.
En cuanto marques la factura como pagada o la anules:
- La suscripción vuelve a estar activa automáticamente.
- Tu cliente puede reservar y usar su suscripción como siempre.
No necesitas reactivar nada. Cuando la factura se paga o se anula, Fitune reactiva la suscripción por ti.