Cómo cambiar el estado de una factura
Mantén tus facturas al día con lo que realmente pasó. En este artículo, aprenderás a cambiar el estado de una factura a:
- Pagada (Paid): cuando tu cliente pagó fuera de Fitune (efectivo, transferencia bancaria u otro método fuera de línea) o cuando quieres cobrarle con tarjeta.
- Anulada (cancelada): cuando quieras anular la factura y quieres cerrar la factura sin que cuente como ingreso.
Marcar una factura como pagada
Puedes marcar una factura como pagada de dos formas:
- Con un método fuera de línea: si tu cliente ya te pagó en efectivo, por transferencia bancaria u otro método fuera de Fitune y necesitas registrar el pago.
- Con tarjeta: agregas la tarjeta de tu cliente y el cobro se hace en línea en ese momento. La tarjeta queda guardada y tanto tú como el cliente pueden ocuparla nuevamente.
Puedes hacerlo desde dos lugares: el perfil del cliente o Analítica.
Desde el perfil del cliente
- Ve a Contactos → Mis contactos y abre el perfil del cliente (Resumen de contacto) y ve a la pestaña Facturas.
- Haz clic en el número de la factura.
- Haz clic en Acciones y elige Cambiar estado de factura.
Elige cómo se pagó la factura:
Método fuera de línea
- Elige el método que usó tu cliente (efectivo, transferencia, etc.).
- Haz clic en Actualizar estado. ¡Listo! Tu factura se actualizó.
Método tarjeta en línea
- Agrega los datos de la tarjeta de tu cliente. El cobro se hace en ese momento y la tarjeta queda guardada para sus próximos pagos.
- Haz clic en Pagar ahora. ¡Listo! Tu factura se actualizó.
Tu cliente también puede agregar su tarjeta desde la app y pagar la factura pendiente él mismo. Cuando lo hace, la factura queda pagada automáticamente y la tarjeta se guarda para sus próximos pagos.
Es una buena opción si tu cliente no está en el estudio o prefiere ingresar sus datos por su cuenta.
Marcar una factura como anulada
A veces un cliente no paga, y no lo va a hacer. En lugar de marcar la factura como "Pagada" o "Gratis" solo para cerrarla, ahora puedes anularla. Tus reportes solo muestran el dinero que realmente recibiste.
Ten en cuenta: una vez que actualizas el estado de pago de una factura, ya no puedes volver a cambiarlo. Revisa bien el método y el monto antes de confirmar.
Cómo anular una factura
Puedes hacerlo desde dos lugares.
Opción 1: desde el perfil del cliente
- Abre el perfil del cliente y ve a la pestaña Facturas.
- Haz clic en el pedido o la factura que quieres anular.
- Haz clic en Acciones → Cambiar estado de factura → Anulada.
- Si quieres, agrega una nota interna y confirma.
Opción 2: desde el reporte Todas las ventas (órdenes)
- Ve al reporte Todas las ventas (órdenes). Consejo: usa la vista filtrada Anulada para ver todas las facturas que ya anulaste.
- Haz clic en el pedido o la factura que quieres anular.
- En Órdenes de venta > Todos, haz clic en Acciones y elige Cambiar estado de factura.
- Selecciona Anulada.
- Si quieres, agrega una nota interna (por ejemplo, "El cliente dejó el estudio, no se espera pago"). Solo tu equipo puede verla.
- Confirma. ¡Listo! La factura quedó anulada.
Cómo revisar una factura anulada
Desde el perfil del cliente
Abre el pedido y desplázate hasta el historial del pedido. Verás el registro de la anulación con fecha y hora.
Desde el reporte Todas las ventas (órdenes)
Ve al reporte Todas las ventas (órdenes) y usa la vista filtrada Anulada para ver todas las facturas que ya anulaste. Haz clic en el pedido para ver el detalle y el registro de la anulación en el historial del pedido.
▶¿Dónde puedo ver el registro de todas las facturas no pagadas o pendientes de pago?
Puedes encontrarlas en el reporte llamado: Todas las ventas (órdenes). Desde ese mismo reporte puedes filtrarlas y marcarlas como pagadas o anuladas si fuese necesario.
TIP: Si buscas una factura en específico, búscala escribiendo el nombre del cliente. Si buscas por número, es posible que no aparezca la factura que necesitas.
- Ve a Analítica → Reportes → Todas las ventas (órdenes).
- Haz clic en el número de orden o factura que quieres marcar como pagada/anulada.
- Haz clic en Acciones y elige Cambiar estado de factura.
- Selecciona Pagado y elige el método fuera de línea o tarjeta que usarás para el pago, igual que en la sección "Marcar una factura como pagada".
- Si quieres, agrega una nota y haz clic en Actualizar estado.
▶¿Qué pasa si el cliente tiene una suscripción activa?
Si tu cliente tiene un plan (membresía o paquete) configurado como suscripción y su próxima factura de renovación no está pagada:
No puede hacer nuevas reservas.
Su suscripción queda temporalmente inactiva por la factura sin pagar.
En cuanto marques la factura como pagada o la anules:
La suscripción vuelve a estar activa automáticamente.
Tu cliente puede reservar y usar su suscripción como siempre.
No necesitas reactivar nada. Cuando la factura se paga o se anula, Fitune reactiva la suscripción por ti.
Nota: Actualizar el estado de una factura y cancelar un plan son dos acciones diferentes. Puedes realizarlas en cualquier orden, pero es necesario completar ambas acciones: Cancelar el planActualizar el estado de la factura
▶¿Cuándo puedes anular una factura?
Puedes anular facturas con uno de estos estados:
Intentando: el pago falló y el sistema sigue intentando cobrarlo.
No pagado: el pago no se cobró.
Las facturas que ya están pagadas no se pueden anular.
▶ Qué pasa cuando anulas una factura?
Sale de tus ingresos. El monto anulado no cuenta en tus ingresos ni en tus reportes.
Queda registrada en el historial del pedido. Verás la fecha y la hora en que se anuló, así siempre hay un registro.
Es definitivo. Una vez anulada, no puedes volver a cambiar el estado de la factura.
Antes de anular: asegúrate de que el cliente realmente no va a pagar. Si existe la posibilidad de que pague, deja la factura como está. Puedes marcarla como pagada más adelante, cuando llegue el pago.