Isto conta para o pilar Operar do seu Fitune Health Score.
Depois de definir seu prazo de cancelamento e sua regra de não comparecimento, o próximo passo é decidir se descumprir essa regra realmente custa algo ao cliente: uma taxa que protege sua agenda de vagas vazias de última hora e de faltas que reduzem sua receita.
Onde configurar
Vá em Configurações > Configurações gerais > Configurações de reservas e abra Configurações de aulas ou Configurações de agendamentos, dependendo do que você está configurando. Elas são independentes, então uma taxa definida para aulas não se aplica automaticamente aos agendamentos 1:1.
Role até a seção Política de cancelamento e não comparecimento, onde você encontra duas áreas para configurar: Penalidade por cancelamento tardio e Não comparecimento.
Cobre uma taxa por cancelamento tardio
Em Penalidade por cancelamento tardio, a taxa é configurada separadamente para cada forma de reserva do cliente: Reservado com plano ilimitado, Reservado com pacote (créditos) e Reservado com preço avulso.
Em cada uma, ative Cobrar taxa de cancelamento tardio e informe o valor. Assim você pode, por exemplo, cobrar uma taxa fixa de clientes com plano ilimitado e tratar as reservas com pacote de outra forma.
Cobre uma taxa por não comparecimento
O bloco Não comparecimento, logo abaixo, funciona da mesma forma: ative Cobrar taxa de não comparecimento para cada tipo de reserva em que você quer aplicá-la e informe o valor. Vale decidir isso com cuidado em vez de deixar todos os tipos iguais: o não comparecimento costuma ser tratado com mais rigor do que o cancelamento tardio, já que ninguém mais pôde ocupar a vaga.
Quando estiver satisfeito com os valores de cada tipo de reserva, clique em Salvar. A partir daí, a Fitune aplica automaticamente a taxa correspondente quando um cliente cancela fora do prazo ou é marcado como Não compareceu (X) por um administrador ou membro da equipe na lista de reservas da agenda.
Ajude sua equipe a responder dúvidas sobre cobranças
Se um cliente questionar uma cobrança, ajuda se a pessoa da equipe que vai atendê-lo conhecer o dia a dia dos cancelamentos.
O artigo Equipe e recepção: perguntas frequentes cobre situações comuns, como cancelar uma aula ou fazer o check-in de um cliente. Lê-lo junto com este mostra como a taxa é acionada.
Como isentar ou estornar uma taxa
Se você precisar isentar ou estornar uma taxa depois que ela foi cobrada, siga Como reembolsar um cliente.
Perguntas frequentes
▶ Preciso cobrar a mesma taxa em todos os tipos de reserva? Não. Planos ilimitados, pacotes e reservas com preço avulso têm cada um sua própria opção e valor, então você pode definir taxas diferentes (ou nenhuma) para cada um.
▶ Qual é a diferença entre a taxa de cancelamento tardio e a de não comparecimento? A taxa de cancelamento tardio se aplica quando o cliente cancela depois que o prazo de cancelamento gratuito já passou; a de não comparecimento se aplica quando ele simplesmente não comparece e nunca cancela.
▶ Definir uma taxa aqui também atualiza o texto da política que os clientes veem? Não. A descrição exibida aos clientes é configurada separadamente. Se você mudar uma taxa, vale conferir se o texto da sua política continua correto.
▶ Posso desativar a taxa para apenas um tipo de reserva? Sim. Cada tipo de reserva (plano ilimitado, pacote (créditos) e preço avulso) tem sua própria opção, então você pode desativar a taxa de um tipo e mantê-la nos outros.